Bezoekersregistratie

Het bezoekersregistratiesysteem van B4ict is een digitaal systeem dat het papieren bezoekerslogboek vervangt, en uw bezoekersregistratie naar de 21e eeuw brengt.

Web based oplossing.

Op voorhand uitnodigen bezoeker.

Eenvoudig te gebruiken.

Digitale receptie.

Registratie met vooraanmelding

De gastheer nodigt de bezoeker uit vanuit de bezoekersregistratie portal of via outlook.

De bezoeker ontvangt een mail met details van de uitnodiging en indien nodig een QR of pin-code voor toegang.

De bezoeker kan zijn gegevens aanvullen en zijn bezoek bevestigen.

De bezoeker meldt zich aan bij de (digitale) receptie.

De gastheer ontvangt de bezoeker.

Registratie zonder vooraanmelding

De bezoeker vult zijn gegevens in bij de digitale receptie.

De gastheer ontvant een melding dat een bezoeker zich voor hem heeft aangemeld.

De gastheer ontvangt de bezoeker.

Snelle toegang

De gastheer nodigt de bezoeker uit vanuit de bezoekersregistratie portal of via outlook.

De bezoeker ontvangt een mail met details van de uitnodiging en een QR-code.

De bezoeker scant zijn QR-code bij de ingang om de slagboom te openen tot het parkeerterrein.

De QR-code kan ook gebruikt worden voor toegang tot het pand of een vergaderruimte.

Functionaliteiten

AVG-wetgeving

In het kader van de AVG-wetgeving is het niet meer toegestaan om een papieren bezoekerslogboek te gebruiken om bezoekers te registreren.

Bij gebruik van het B4ict Bezoekers Registratie Systeem kunnen de bezoekers niet de gegevens zien de overige bezoekers, dit is één van de factoren waardoor uw bezoekersregistratie voldoet aan de geldende AVG-wetgeving.

Meer weergeven...

Uitnodigen van bezoekers

U kunt uw bezoekers uitnodigen via een voor uw bedrijf gepersonaliseerde webportal. Vanuit het systeem ontvangt de bezoeker vervolgens een mail met de gegevens van zijn bezoek, routebeschrijving en andere relevante informatie.

De mail bevat een link waarmee de bezoeker zijn gegevens kan aanvullen en zijn bezoek kan bevestigen. Eventueel kan er ook een link worden meegestuurd met het huisreglement of een safety instructie.

Meer weergeven...

Volledig configureerbaar

De velden waarin de bezoeker zijn gegevens invult zijn naar uw eigen wens in richten. Dit borgt dat de voor uw situatie relevante bezoekersinformatie wordt geregistreerd.

Heeft u bezoekers die geen Nederlands spreken? Geen probleem, de gebruiker kan zelf de taal van de gebruikers interface kiezen.

Meer weergeven...

MS Outlook integratie

Door de koppeling met MS Outlook kunnen bezoekers ook toegevoegd worden aan het Bezoekers Registratie Systeem als u ze uitnodigt via MS Outlook.

Wanneer een bezoeker op deze manier wordt uitgenodigd ontvangt hij een mail met een toegangsbewijs en een verzoek om ontbrekende gegevens aan te vullen.

Meer weergeven...

Safetyinstructie

In sommige situaties is het van belang dat uw bezoekers op de hoogte zijn van de voor uw locatie geldende veiligheidsvoorschriften. Via het B4ict systeem kunnen uw bezoekers op voorhand (of op locatie) de veiligheidsinstructie bekijken en eventuele vragen beantwoorden.

Door het klikken op de link die in de uitnodiging wordt meegestuurd kan de bezoeker op voorhand de safety instructie volgen. In het systeem wordt geregistreerd dat de bezoeker de instructie heeft gezien zodat op de dag van het bezoek dit niet meer nodig is.

Meer weergeven...

Paxton Net2 integratie

Via een koppeling met uw Paxton Net2 omgeving is het mogelijk om uw bezoekers automatisch aan te maken in de Paxton Net2 software.

De bezoekers kunnen automatisch worden voorzien van de juiste toegangsrechten. Voor verschillende soorten bezoekers kunnen verschillende toegangsrechten ingesteld worden.

Meer weergeven...

Snelle toegang met QR code

Indien gewenst kan het systeem een uitnodiging mailen naar de bezoeker met een QR-code. Op de dag van de afspraak krijgt de bezoeker met deze QR code toegang tot uw locatie.

De QR code blijft actief gedurende een gedefinieerde periode. Na afloop van deze periode wordt de QR code ongeldig en heeft de bezoeker geen toegang meer tot uw locatie.

Meer weergeven...

Slagbomen

Bij parkeerterreinen kan er gebruik gemaakt worden van slagbomen die met behulp van kentekenherkenning geopend worden. Als het kenteken van uw bezoeker in het systeem is geregistreerd zal de slagboom automatisch openen op de dag van het bezoek als de bezoeker met zijn voertuig voor de slagboom staat..

Uiteraard is het ook mogelijk om kentekens van vaste leveranciers of van pakketdiensten in te voeren zodat zij (tijdens openingsuren) automatisch toegang krijgen.

Meer weergeven...

Voice call naar de contactpersoon

Als een bezoeker is gearriveerd en zich heeft aangemeld op de self-service zuil zal het systeem een voice-call genereren om de contactpersonen te informeren dat zijn bezoeker is gearriveerd en opgehaald kan worden bij de receptie.

Meer weergeven...

Passen printen

Om bezoekers of werknemers toegang te geven tot een locatie kunnen vanuit het systeem toegangspassen geprint worden. Dit kan op voorhand plaatsvinden zodat de bezoeker slechts een kort oponthoud heeft bij de receptie.

Meer weergeven...

Overzicht aanwezigen

In het overzicht van aanwezigen zijn alle bezoekers en werknemers zichtbaar die zich op één van uw locaties bevinden.

Wanneer een werknemer of een bezoeker is geregistreerd ontvangt hij een toegangspas waarmee hij zich kan in- en uitbadgen. Op deze wijze is altijd in real time zichtbaar wie zich op uw locatie bevindt.

Meer weergeven...

Rapportages

In de webportal kunt u rapporten genereren waarmee inzichtelijk wordt gemaakt wie er op een bepaalde datum of in een bepaalde periode uw bedrijf heeft bezocht.

Meer weergeven...